Die GBI Ingenieurgesellschaft bearbeitet mit 140 Mitarbeitenden anspruchsvolle Hochbauprojekte für die öffentliche Hand. Über die Jahre war das Angebotswesen gewachsen, ohne dass jemand belastbar sagen konnte, welche Verfahrenstypen dem Büro tatsächlich Zuschläge brachten. Bewerbungen wurden nach freier Kapazität im Team verteilt, nicht nach Erfolgsaussicht.

• Keine Auswertung, welche Verfahrensarten wirklich gewonnen wurden
• Ausschreibungen wurden nach Verfügbarkeit statt nach Gewinnchance angenommen
• Viel Aufwand floss in Verfahren mit geringer Erfolgsaussicht
• Strategische Entscheidungen hingen am Bauchgefühl einzelner Beteiligter

In den ersten Wochen wurden alle Verfahren der vergangenen 24 Monate in VOUND erfasst und nach Typ, Auftragswert und Region ausgewertet.

• Gewinnquoten je Verfahrensart wurden erstmals schwarz auf weiß sichtbar
• Muster erfolgreicher Bewerbungen ließen sich klar benennen
• Die Auswertung fließt seither in jede Go/No-Go-Runde ein

Ressourcen fließen heute gezielt in die Verfahren mit der höchsten Gewinnwahrscheinlichkeit. Das Büro bewirbt sich auf weniger Ausschreibungen und gewinnt davon spürbar mehr. Das Team arbeitet fokussierter, weil jede Bewerbung eine bewusste Entscheidung ist.

Die Verfahrensdaten werden quartalsweise neu ausgewertet, sodass die Bewerbungsstrategie mit dem Markt mitwächst statt einmal festgelegt zu bleiben.

ITA Engineering ist Teil der ATP Gruppe und bündelt an mehreren Standorten rund 900 Mitarbeitende. Referenzen für Bewerbungen lagen über Jahre verstreut: in Projektordnern, Excel-Listen und vor allem in den Köpfen einzelner Kolleginnen und Kollegen. Vor jeder Abgabe begann die Suche praktisch von vorn.

• Referenznachweise waren über Ordner, Tabellen und Personen verteilt
• Vor jeder Abgabe suchten mehrere Personen parallel dieselben Unterlagen
• Passende Referenzen wurden erst kurz vor Fristende zusammengetragen
• Ausgeschiedene Mitarbeitende nahmen wichtiges Wissen mit

Alle Referenzprojekte wurden zentral in VOUND erfasst und mit Kennzahlen, Leistungsbildern und Nachweisen verknüpft.

• Referenzen sind nach Leistungsbild und Auftragswert filterbar
• Zu jeder Ausschreibung schlägt das System passende Nachweise vor
• Eine verantwortliche Person pflegt die Basis statt vier suchender

Die Zusammenstellung passender Referenzen dauert heute zwei bis drei Tage statt bis zu zwei Wochen. Grundsätzlich gewinnbare Verfahren gehen nicht mehr an Formfehlern oder fehlenden Nachweisen verloren, sondern höchstens noch über den Preis.

Neue Projekte werden direkt nach Fertigstellung als Referenz hinterlegt. Die Referenzbasis bleibt damit dauerhaft aktuell und unabhängig von einzelnen Personen.

Das Schmidt + Partner PlanungsBüro plant mit 60 Mitarbeitenden Infrastruktur- und Tiefbauprojekte im Raum Leipzig. Umfangreiche Vergabeunterlagen wurden über Jahre manuell gesichtet. Kritische Anforderungen und knappe Fristen fielen oft erst spät im Prozess auf, wenn wenig Zeit zum Reagieren blieb.

• Hunderte Seiten Vergabeunterlagen wurden von Hand durchgearbeitet
• Einzelne Anforderungen und Nachweise gingen leicht unter
• Fristen wurden erst spät vollständig erfasst
• Die Prüfung band erfahrene Fachkräfte über Tage

VOUND liest die Vergabeunterlagen automatisch ein und extrahiert Anforderungen, geforderte Nachweise und Fristen strukturiert an einem Ort.

• Alle Anforderungen erscheinen als übersichtliche Checkliste
• Fehlende Nachweise werden bereits am ersten Tag sichtbar
• Fristen sind vom Start weg vollständig hinterlegt

Die erste Prüfung eines Verfahrens dauert heute Minuten statt Tage. Das Team entscheidet früher und mit vollständigem Bild, ob sich eine Bewerbung lohnt.

Weil die Analyse so früh vorliegt, verschiebt sich die Arbeit von der reinen Sichtung hin zur inhaltlichen Ausarbeitung der Angebote.

Nordwerk Architekten realisiert mit 45 Mitarbeitenden Wohn- und Bildungsbauten in und um Hamburg. Über Jahre wurde fast jedes erreichbare Verfahren mitgenommen. Die Kapazität verteilte sich auf viele, oft unpassende Bewerbungen, und die Erfolgsquote blieb hinter dem Aufwand zurück.

• Nahezu jedes Verfahren wurde ohne klare Kriterien angenommen
• Die Kapazität verteilte sich auf zu viele Bewerbungen
• Go oder No-Go war selten nachvollziehbar begründet
• Passende Verfahren gingen im Volumen unter

Gemeinsam wurde eine datenbasierte Go/No-Go-Logik in VOUND hinterlegt, die jedes neue Verfahren an denselben Kriterien misst.

• Jedes Verfahren wird gegen klare, gemeinsame Kriterien bewertet
• Die Empfehlung ist für das ganze Team nachvollziehbar
• Absagen erfolgen bewusst und begründet

Nordwerk sagt heute bewusster ab. Die Verfahren, in die das Büro geht, passen zum eigenen Profil, und das zeigt sich deutlich in der Gewinnquote.

Die Kriterien werden regelmäßig anhand der tatsächlichen Zuschläge geschärft. So bleibt die Vergabestrategie eng an dem, was das Büro wirklich gewinnt.